Politique d’Utilisation des Données Personnelles

1. Définitions

Données ou Données Personnelles : désignent toutes informations permettant d’identifier directement ou indirectement une Personne Concernée.

EEE : désigne l’Espace Economique Européen.

HAPPY PAIE : désigne la société SAS’U ILHAM, société par actions simplifiée à associé unique, au capital de 10.000,00 euros, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Rennes, sous le numéro 838 640 415, dont le siège social est situé 90 bis rue de Fougères, 35700 Rennes.

Personnes Concernées : désignent les personnes physiques dont HAPPY PAIE Traite les Données, définies à l’article 2.3 de la Politique.

Responsable du Traitement : désigne la personne (physique ou morale) qui, seule ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités du Traitement (pourquoi le Traitement de Données Personnelles est mis en place), ainsi que ses moyens (comment est-il mis en place).

Services : désignent les services fournis par HAPPY PAIE.

Site : désigne lesite Internet accessible à l’adresse <www.happypaie.com> et édité par HAPPY PAIE.

Traitement / Traiter / Traite : désigne un ensemble d’opérations faites sur une Donnée Personnelle, tels que la collecte, l’enregistrement, l’accès, la consultation, la sauvegarde, la restauration, l’utilisation, la transmission, la suppression.

2. Introduction

2.1. Généralités

Consciente de l’importance d’assurer la sécurité et la confidentialité des Données Personnelles des Personnes Concernées, HAPPY PAIE prend des engagements forts à leur égard.

Sa démarche s’inscrit dans le cadre de la règlementation applicable en matière de protection des données à caractère personnel (ci-après la « Réglementation Applicable »), ainsi que de la doctrine du CEPD et de la CNIL :

Règlement n°2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données personnelles	☑
Directive 2002/58/CE du Parlement européen et du Conseil du 12 juillet 2002 concernant le traitement des données à caractère personnel et la protection de la vie privée dans le secteur des communications électroniques (directive vie privée et communications électroniques)	☑
Loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés	☑
Décret n° 2019-536 du 29 mai 2019 pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés	☑
Loi n° 2016-1321 du 7 octobre 2016 pour une République numérique	☑
Recommandations et lignes directrices du Comité Européen à la Protection des Données (CEPD)	☑
Recommandations et lignes directrices de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL)	☑

Les engagements d’HAPPY PAIE pourraient donc évoluer en fonction du contexte légal et réglementaire, des décisions des juges compétents et de la doctrine du CEPD et de la CNIL.

2.2. Objectifs

La présente Politique d’Utilisation des Données Personnelles (ci-après la « Politique ») a pour objectif d’informer les Personnes Concernées des engagements et mesures pris par HAPPY PAIE afin de veiller à la protection de leurs Données Personnelles.

Plus précisément, la Politique permet aux Personnes Concernées de comprendre :

Quelles Données sont collectées ?

Dans quel(s) but(s) ?

Quels sont leurs droits sur leurs Données ?

2.3. Personnes Concernées

La Politique s’adresse aux Personnes Concernées suivantes :

Visiteur : toute personne qui visite le Site.
Prospect : tout dirigeant à qui HAPPY PAIE propose ses Services.
Client : tout dirigeant à qui HAPPY PAIE fournit effectivement ses Services.
Employé : tout employé du Client.
Prestataire : tout prestataire qui vend des produits ou fournit des services à HAPPY PAIE.
Participant : toute personne inscrite à une formation rendue par HAPPY PAIE.

3. Responsable du Traitement

Le Responsable du Traitement est :

SAS’U ILHAM (HAPPY PAIE)
SASU au capital de 10.000,00 euros
Immatriculée au RCS de Rennes sous le numéro 838 640 415
Domiciliée au 90 bis rue de Fougères 35700 Rennes
fbercheq@happypaie.com

4. Principes gouvernant l’utilisation des Données

4.1 Un Traitement licite

Conformément à la Règlementation Applicable, les Traitements ne sont mis en œuvre par HAPPY PAIE que s’ils sont justifiés par :

le consentement de la Personne Concernée,
l’intérêt légitime de HAPPY PAIE,
l’exécution de mesures précontractuelles ou d’un contrat avec la Personne Concernée,
le respect d’une obligation légale dès lors que la législation en vigueur impose le Traitement.

HAPPY PAIE a identifié en annexe de la Politique, pour chaque Traitement, la base légale qui le justifie.

4.2 Un Traitement loyal et transparent

HAPPY PAIE informe les Personnes Concernées de chaque Traitement qu’elle met en œuvre par le biais de mentions d’information présentes sous chaque formulaire de collecte de Données (notamment sur le Site), mais aussi de la Politique.

Les Données sont collectées loyalement. Ainsi, aucune collecte n’est effectuée à l’insu des Personnes Concernées sans qu’elles en soient informées.

4.3 Des finalités déterminées, explicites et légitimes

HAPPY PAIE collecte et Traite des Données Personnelles pour remplir des objectifs déterminés, explicites et légitimes, précisés en annexe de la Politique.

Les Données peuvent être utilisées ultérieurement de manière compatible avec ces objectifs. Dans un tel cas, HAPPY PAIE s’engage à en informer préalablement la Personne Concernée, par le biais de la Politique.

La Personne Concernée est informée qu’elle ne fait pas l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un Traitement automatisé, tel que le profilage, produisant des effets juridiques la concernant ou l’affectant de manière significative.

4.4 Une minimisation des Données

HAPPY PAIE veille à limiter la collecte de Données à ce qui est strictement nécessaire au regard de l’objectif poursuivi.

Les Personnes Concernées restent toutefois maîtresses de leurs Données. Elles ne sauraient donc reprocher à HAPPY PAIE de Traiter des Données non nécessaires, alors même qu’elles les auraient transmises de leur propre initiative, sans qu’HAPPY PAIE ne les ait demandées.

Les informations collectées à l’occasion de l’exécution de mesures précontractuelles ou d’un Contrat, ou conformément à des obligations légales et réglementaires, sont obligatoires. Dans un tel cas, leur caractère obligatoire est indiqué à la Personne Concernée par l’intermédiaire d’une mention spécifique directement dans le formulaire de collecte. En l’absence de communication de ces informations, la demande de la Personne Concernée ne pourra pas être examinée ou son Traitement sera retardé.

4.5 Des Données exactes et tenues à jour

Toute Personne Concernée peut mettre à jour ses Données Personnelles en contactant HAPPY PAIE.

4.6 Une conservation limitée des Données

HAPPY PAIE conserve les Données des Personnes Concernées pendant le seul temps nécessaire à l’accomplissement de l’objectif poursuivi au moment de la collecte et dans le respect de la Réglementation Applicable.

HAPPY PAIE est susceptible de conserver plus longtemps certaines Données afin de remplir ses obligations légales ou réglementaires, et afin de lui permettre d’exercer ou faire la preuve d’un droit.

En cas de collecte de Données Personnelles pour plusieurs finalités, celles-ci sont conservées jusqu’à l’épuisement du délai de conservation ou d’archivage le plus long.

4.7 Un Traitement sécurisé

HAPPY PAIE met en place toutes mesures organisationnelles et techniques appropriées afin d’assurer la sécurité des Données et protéger ces dernières contre toute perte, altération, divulgation et contre tout accès non-autorisé.

5. Mise en œuvre de ces principes

HAPPY PAIE s’engage à respecter la Règlementation Applicable dès la mise en place du Traitement.

Par ailleurs, HAPPY PAIE s’engage, lors de la mise en œuvre du Traitement et notamment, lorsqu’elle recourt à des technologies, y compris fournies par des Prestataires, à ce que ces derniers et elle-même prennent en compte les principes suivants :

Le Traitement est limité à ce qui est nécessaire,
L’accès aux Données est limité aux seules personnes qui doivent y avoir accès,
Les Données ne sont pas conservées plus longtemps que nécessaires ou au-delà de la durée légale,
La Règlementation Applicable en matière de protection des Données Personnelles est respectée.

6. Destinataires des Données Personnelles

6.1 Prestataires

Les Données des Personnes Concernées peuvent être communiquées à des Prestataires de confiance, choisis par HAPPY PAIE.

Il peut s’agir par exemple de fournisseurs de services informatiques (ex. boite mail, agence Web, CRM, hébergement, maintenance des outils informatiques etc.).

Il peut également s’agir de Prestataires qui assurent une fonction de conseil (ex. auditeur sécurité, conseil juridique, etc.).

HAPPY PAIE s’assurent que tous les Prestataires auxquels elle a recours présentent les garanties suffisantes en matière de protection des Données, en particulier s’agissant de leur confidentialité et de leur sécurité.

6.2 Destinataire « exceptionnels »

HAPPY PAIE peut, enfin, être amenée à communiquer les Données des Personnes Concernées à des tiers autorisés tels que les autorités judiciaires.

7. Transfert de Données Personnelles hors EEE

Dans la mesure du possible, HAPPY PAIE s’efforce de ne pas transférer les Données des Personnes Concernées en dehors de l’EEE.

Lorsque cela n’est pas possible, par exemple lorsque le Prestataire auquel HAPPY PAIE souhaite faire appel est situé hors EEE ou stocke les Données hors EEE, HAPPY PAIE procède au transfert de Données de manière sécurisée uniquement et dans le respect de la Réglementation Applicable.

Ainsi, HAPPY PAIE choisit des Prestataires qui, selon les cas :

se conforment aux conditions prévues dans la Politique,
disposent d’une réglementation assurant un niveau de protection adéquat,
intègrent dans leurs contrats ou acceptent de signer des clauses contractuelles types adoptées par la Commission Européenne.

Pour en savoir plus, la Personne Concernée peut contacter HAPPY PAIE.

8. Droits des Personnes Concernées

Conformément à la Règlementation Applicable, toute Personne Concernée bénéficie des droits suivants :

Information

Elle est informée de façon claire, transparente, compréhensible et aisément accessible sur la manière dont HAPPY PAIE Traite ses Données et sur ses droits.

Accès

Si elle en fait la demande, HAPPY PAIE peut lui communiquer une copie de ses Données. HAPPY PAIE peut exiger des frais pour toute demande de copie supplémentaire.

Rectification

Elle peut demander à HAPPY PAIE de rectifier ses Données si elles sont inexactes ou périmées ou de les compléter si elles sont incomplètes.

Opposition

Elle peut s’opposer au Traitement de ses Données si celui-ci est justifié par l’intérêt légitime d’HAPPY PAIE et ce, à moins qu’un motif impérieux ne prévale.

Effacement

Elle peut demander la suppression de ses Données, à moins qu’HAPPY PAIE ne soit contrainte de les conserver pour des motifs légaux ou légitimes.

Limitation

Dans certains cas, elle peut demander que le Traitement de ses Données Personnelles soit temporairement suspendu.

Portabilité

Lorsque le Traitement des Données est fondé sur son consentement ou sur un contrat et qu’il est effectué à l’aide de procédés automatisés, elle peut demander à HAPPY PAIE de lui transmettre ses Données ou de les communiquer à un tiers.

Retrait du consentement

Lorsque le Traitement de ses Données est fondé sur son consentement, elle peut retirer ce dernier à tout moment.

Directives post-mortem

Elle peut formuler des directives spécifiques et générales concernant la conservation, l’effacement et la communication de ses Données après sa mort.

Réclamation

Elle peut introduire une réclamation auprès de la CNIL pour contester une décision d’HAPPY PAIE au sujet de ses Données. Elle est toutefois invitée à contacter HAPPY PAIE avant d’introduire une telle réclamation.

Contact
SAS’U ILHAM – 90 bis rue de Fougères – 35700 Rennes
fbercheq@happypaie.com

HAPPY PAIE s’engage à répondre dans les meilleurs délais et en tout état de cause dans le respect des délais légaux. Si elle n’est pas en mesure d’identifier l’auteur de la demande, HAPPY PAIE peut lui demander de rapporter toute preuve utile.

9. Technologie – cookies

Lors de ses visites sur le Site, des cookies et traceurs peuvent être installés sur le terminal du Visiteur.

Un cookie est un petit fichier texte enregistré et /ou lu par un navigateur sur le disque dur du matériel utilisé par le Visiteur.

Les cookies permettent au Site de reconnaître le navigateur, lequel les conservera pendant une certaine durée et le renverra au serveur web chaque fois que le Visiteur s’y reconnectera.

Ils permettent au Site de bien fonctionner, d’optimiser son ergonomie et ses fonctionnalités, ou encore de personnaliser les contenus affichés sur le Site, d’analyser la navigation et la fréquentation du Site.

La Politique Cookies mise en œuvre par HAPPY PAIE est consultable sur son Site.

Annexe – Détails des Traitements

Utilisation des Données des Visiteurs

Pourquoi les données sont-elles collectées ?	Quelles données sont collectées ?	Quelle base légale justifie leur collecte ?	Combien de temps sont conservées les données ?	D’où proviennent les données ?	Qui peut accéder aux données ?
Gestion des demandes de contact	Nom, entreprise, email, téléphone, message.	Intérêt légitime d’HAPPY PAIE : répondre aux demandes de contact.	Le temps de répondre à la demande.	–	HAPPY PAIE. Hébergeur du Site, fournisseur de la messagerie.
Mesure et analyse de la navigation sur le site	Adresse IP (trois premiers octets), heure de connexion, URL consultée, provenance du Visiteur, largeur d’écran, navigateur utilisé (et sa version), système d’exploitation (et version), identifiant du Visiteur/ de sa visite.	Intérêt légitime d’HAPPY PAIE : améliorer l’expérience utilisateur du Visiteur sur le Site.	Cookies : 1 mois. Données issues des cookies : 4 mois glissant.	Cookies et traceurs.	HAPPY PAIE. Hébergeur du Site. Editeur de cookies.

Utilisation des Données des Clients et des Prospects

Pourquoi les données sont-elles collectées ?	Quelles données sont collectées ?	Quelle base légale justifie leur collecte ?	Combien de temps sont conservées les données ?	D’où proviennent les données ?	Qui peut accéder aux données ?
Constitution d’un fichier client	Nom, prénom, mail, téléphone, adresse pro., entreprise, fonction.	Intérêt légitime d’HAPPY PAIE : faciliter le suivi de la relation commerciale.	Le temps de la relation commerciale + 3 ans en cas de prospection (sauf opposition) + 6 ans (archivage).	–	HAPPY PAIE. Fournisseur du logiciel métier.
Gestion des devis et contrats	Nom, prénom, mail, adresse pro., entreprise, fonction.	Devis : exécution de mesures précontrac¬tuelles. Contrat : exécution contractuelle.	Devis refusé : 3 ans (archivage) Devis accepté : le temps de l’exécution du devis + 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable (archivage). Contrat : le temps de l’exécution du contrat + 6 ans (archivage).	–	HAPPY PAIE. Fournisseur du logiciel métier, de la messagerie.
Suivi de la relation commerciale	Nom, prénom, mail, téléphone, adresse pro., entreprise, fonction.	Exécution contractuelle.	Le temps de la relation commerciale + 6 ans (archivage).	–	HAPPY PAIE. Fournisseur du logiciel métier, de la messagerie.
Gestion des factures et des impayés	Nom, prénom, mail, adresse pro., entreprise, fonction.	Facturation : exécution du contrat. Gestion des impayés : intérêt légitime d’HAPPY PAIE (recouvrer sa créance).	Le temps du règlement de la facture (et du recouvrement en cas d’impayés) + 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable (archivage).	–	HAPPY PAIE. Fournisseur du logiciel métier / compta. Expert-comptable.
Prospection commerciale	Nom, prénom, mail, téléphone, adresse pro., entreprise, fonction.	Intérêt légitime d’HAPPY PAIE : faciliter son développement commercial.	Prospect : 3 ans à partir du dernier contact (sauf opposition) + 6 ans (archivage). Client : le temps de la relation commerciale + 3 ans (sauf opposition) + 6 ans (archivage).	–	HAPPY PAIE. Fournisseur du logiciel métier, de la messagerie.
Gestion des réclamations (précontentieux)	Nom, prénom, mail, téléphone, adresse pro., entreprise, fonction.	Intérêt légitime : répondre aux réclamations.	Le temps de la gestion de la réclamation + 6 ans à compter de la réclamation (archivage).	–	HAPPY PAIE. Fournisseur de la messagerie.
Gestion des litiges (contentieux)	Nom, prénom, mail, téléphone, adresse pro., entreprise, fonction.	Intérêt légitime : faire valoir ses droits.	Le temps du litige + jusqu’à ce que les voies de recours soient épuisées (archivage).	–	HAPPY PAIE. Fournisseur de la messagerie. Cabinets de conseils, d’avocats.

Utilisation des données des Prestataires

Pourquoi les données sont-elles collectées ?	Quelles données sont collectées ?	Quelle base légale justifie leur collecte ?	Combien de temps sont conservées les données ?	D’où proviennent les données ?	Qui peut accéder aux données ?
Constitution d’un fichier d’un fichier client	Nom, prénom, mail, téléphone, adresse pro., entreprise, fonction.	Intérêt légitime d’HAPPY PAIE : faciliter le suivi de la relation commerciale.	Le temps de la relation commerciale + 6 ans (archivage).	–	HAPPY PAIE. Fournisseur du logiciel métier.
Gestion des contrats	Nom, prénom, mail, adresse pro., entreprise, fonction.	Contrat : exécution contractuelle.	Contrat : le temps de l’exécution du contrat + 6 ans (archivage).	–	HAPPY PAIE. Fournisseur du logiciel métier, de la messagerie.
Suivi de la relation commerciale	Nom, prénom, mail, téléphone, adresse pro., entreprise, fonction.	Exécution contractuelle.	Le temps de la relation commerciale + 6 ans (archivage).	–	HAPPY PAIE. Fournisseur du logiciel métier, de la messagerie.
Gestion des factures	Nom, prénom, mail, adresse pro., entreprise, fonction.	Exécution du contrat.	Le temps du règlement de la facture + 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable (archivage).	–	HAPPY PAIE. Fournisseur du logiciel métier / compta. Expert-comptable..
Gestion des litiges (contentieux)	Nom, prénom, mail, téléphone, adresse pro., entreprise, fonction.	Intérêt légitime : faire valoir ses droits.	Le temps du litige + jusqu’à ce que les voies de recours soient épuisées (archivage).	–	HAPPY PAIE. Fournisseur de la messagerie. Cabinets de conseils, d’avocats.

Utilisation des données des Prestataires

Pourquoi les données sont-elles collectées ?	Quelles données sont collectées ?	Quelle base légale justifie leur collecte ?	Combien de temps sont conservées les données ?	D’où proviennent les données ?	Qui peut accéder aux données ?
Gestion de la paie	Identité et coordonnées. Situation familiale et matrimoniale, enfants à charge. Fonction, entreprise, catégorie socioprofessionnelle.	Intérêt légitime d’HAPPY PAIE : feffectuer sa mission de gestion de la paie auprès du Client.	Tant qu’HAPPY PAIE travaille pour le Client + 6 ans (archivage).	Données intégrées par le Client dans la GED.	HAPPY PAIE. Fournisseur de la GED, de la messagerie. Le Client.
Etablissement de la DSN	Rémunération, éléments déterminant l’attribution d’un complément de rémunération, frais professionnels, prélèvement à la source, RIB. NIR. Contrat de travail.	Intérêt légitime d’HAPPY PAIE : effectuer sa mission de gestion de la paie auprès du Client.	Tant qu’HAPPY PAIE travaille pour le Client + 6 ans (archivage).	Données intégrées par le Client dans la GED.	HAPPY PAIE. Fournisseur de la GED, de la messagerie. Le Client. Organismes sociaux et fiscaux.

Utilisation des Données des Participants

Pourquoi les données sont-elles collectées ?	Quelles données sont collectées ?	Quelle base légale justifie leur collecte ?	Combien de temps sont conservées les données ?	D’où proviennent les données ?	Qui peut accéder aux données ?
Gestion des inscriptions	Identité et coordonnées Fonction et entreprise	Intérêt légitime d’HAPPY PAIE : organiser la formation.	Le temps de la tenue de la formation + 6 ans (archivage).	–	HAPPY PAIE. Hébergeur du Site, fournisseur de la messagerie, du logiciel métier.
Gestion de l’émargement	Identité et coordonnées Fonction et entreprise	Obligation légale.	Le temps de la tenue de la formation + 6 ans (archivage).	–	HAPPY PAIE. Fournisseur du logiciel métier.
Gestion des attestations de présence / réussite	Identité et coordonnées Fonction et entreprise Compétences et connaissances validées	Obligation légale.	Le temps nécessaire à l’établissement de l’attestation + 6 ans (archivage).	–	HAPPY PAIE. Fournisseur du logiciel métier, de la messagerie. Ministère chargé de la formation professionnelle.
Gestion et mesure de la satisfaction	Identité et coordonnées Fonction et entreprise Avis au sujet de la formation	Intérêt légitime d’HAPPY PAIE : améliorer ses services.	Le temps de la prise en compte des retours.		HAPPY PAIE. Fournisseur du logiciel métier, de la messagerie.