HappyPaie aide les professionnels de la paie à faire face au coronavirus

[Page mise à jour le 14 mai 2020]

Devant l’impact très important de la situation actuelle, HappyPaie a décidé de mettre en place cette page spéciale. Elle a pour but de fournir aux professionnels de la paie l’ensemble des informations qui impactent notre profession.

Cette page est mise à jour en temps réel en fonction de l’actualité.

1. L’actualité en temps réel

2. Les outils de HappyPaie

3. Les sources d’informations officielles

1. L’actualité en direct

Semaine du 11 au 17 mai

Jeudi 14 mai

La ministre du travail a présenté lors du Conseil des ministres du 13 mai, un projet de loi ratifiant dix ordonnances prises pour faire face à l’épidémie de Covid-19 en matière de travail, d’emploi et de formation professionnelle.

Sont notamment concernées :

• l’ordonnance nº2020-323 du 25 mars 2020 portant mesures d’urgence en matière de congés payés, de durée du travail et de jours de repos, 
• l’ordonnance nº2020-389 du 1er avril 2020 portant mesures d’urgence relatives aux instances représentatives du personnel
  
• l’ordonnance nº2020-507 du 2 mai 2020 adaptant temporairement les délais applicables pour la consultation et l’information du CSE afin de faire face à l’épidémie de Covid-19.

Mercredi 13 mai

Les salariés présentant un risque grave de développer une forme grave d’infection au Covid-19 et les personnes partageant le même domicile bénéficient du dispositif de l’activité partielle depuis le 1er mai 2020. Les critères permettant d’identifier les salariés vulnérables sont fixés par le décret n° 2020-521 du 5 mai 2020 définissant les critères permettant d’identifier les salariés vulnérables présentant un risque de développer une forme grave d’infection au virus SARS-CoV-2 et pouvant être placés en activité partielle au titre de l’article 20 de la loi n° 2020-473 du 25 avril 2020 de finances rectificative pour 2020

Semaine du 4 au 10 mai

Jeudi 7 mai

Nouvelle mise à jour du document sur le dispositif exceptionnel d’activité partielle le 7 mai.

Semaine du 27 avril au 3 mai

Mercredi 29 avril

Le Ministère du travail a mis à jour son document sur le dispositif exceptionnel d’activité partielle le 29 avril 2020.

Comme pour la version du 30 mars, un décret est attendu pour préciser « l’assiette servant au calcul au taux horaire des congés payés ».

Semaine du 20 au 26 avril

Jeudi 23 avril

Publication au JO de l’ordonnance 2020-460 du 22 avril 2020 portant diverses mesures prises pour faire face à l’épidémie de covid-19. Cette ordonnance concerne diverses mesures concernant l’activité partielle. Elle modifie le régime social des indemnités complémentaires employeur. La prise en charge des heures supplémentaires structurelles est par ailleurs précisée. L’activité partielle peut également être dorénavant individualisée.

Semaine du 13 au 19 avril

Vendredi 17 avril

L’Ordonnance n° 2020-428 du 15 avril 2020 portant diverses dispositions sociales pour faire face à l’épidémie de covid-19 est publiée au Journal Officiel du 16 avril 2020. Cette ordonnance étend l’activité partielle au portage salarial et au CDI intérimaire. Elle apporte également des précisions en matière de formation professionnelle et d’indemnités journalières. Enfin, cette ordonnance adapte les délais relatifs à la conclusion et à l’extension de certains accords collectifs.

Au JO du 17 avril, le décret n°2020-435 du 16 avril 2020 portant mesures d’urgence en matière d’activité partielle. Ce décret modifie les modalités de l’indemnité complémentaire versée par l’employeur au salarié en plus des indemnités journalières de sécurité sociale en cas d’arrêt de travail. Il entre en vigueur immédiatement et abroge les mesures initialement prévues dans le décret du 4 mars 2020.

Semaine du 6 au 12 avril

Lundi 6 avril

Report des cotisations Agirc-Arrco en avril

L’Agirc-Arrco permet de reporter tout ou partie du paiement des cotisations de retraite complémentaire Agirc-Arrco pour l’échéance de paiement du 25 avril, en fonction des besoins de votre entreprise.

En cas de règlement des cotisations dans par DSN, l’employeur peut moduler son paiement SEPA : montant à zéro ou montant correspondant à une partie des cotisations.

En cas de règlement hors DSN, l’entreprise peut adapter le montant de son règlement selon ses besoin, voire ne pas effectuer de paiement.

La date de paiement de ces cotisations pourra être reportée jusqu’à 3 mois. Aucune majoration de retard ne sera appliquée.

L’Agirc-Arrco rappelle enfin qu’il est impératif, pour assurer la continuité du fonctionnement du système de protection sociale, de déclarer et donc de transmettre la déclaration sociale nominative (DSN) selon les échéances de dépôt habituelles.

Vendredi 10 avril

Le le Ministère du travail a mis à jour le 10 avril son document sur le dispositif exceptionnel d’activité partielle. Ce document est téléchargeable ici.

Semaine du 30 mars au 5 avril

Vendredi 3 avril

Allocation d’activité partielle : modification du contingent annuelle d’heures indemnisables : un arrêté du 31 mars modifie de façon exceptionnelle et temporaire, le contingent annuel d’heures indemnisables au titre de l’allocation d’activité partielle est fixé à 1.607 heures par salarié jusqu’au 31 décembre 2020.

Jeudi 2 avril

Publication au Journal Officiel de l’Ordonnance no 2020-385 du 1er avril 2020 modifiant la date limite et les conditions de versement de la prime exceptionnelle de pouvoir d’achat.

Cette ordonnance assouplit le régime de la prime exceptionnelle. Les nouvelles dispositions entrent en vigueur immédiatement, dès publication de l’ordonnance au Journal officiel.

• Plafond de la prime

Dorénavant, le montant de la prime exonérée de cotisations et contributions sociales et d’impôt sur le revenu dépend désormais de l’existence ou non d’un accord d’intéressement. Les plafonds sont de :

• 1 000 euros maximum pour les entreprises n’ayant pas d’accord d’intéressement ;
• 2 000 euros maximum pour des entreprises qui ont mis en œuvre un accord d’intéressement à la date de versement de cette prime.

La prime exceptionnelle bénéficiait déjà aux salariés liés à l’entreprise par un contrat de travail, aux intérimaires mis à disposition de l’entreprise utilisatrice ou aux agents publics relevant de l’établissement public à la date de versement de cette prime. Le texte ajoute à cette liste l’ensemble des personnes qui sont dans les effectifs à la date de dépôt de l’accord d’entreprise qui définit le plafond et les conditions de modulation de la prime.

L’ordonnance prolonge la date de versement de la prime au 31 août 2020 contre le 30 juin 2020 auparavant. 

• Un accord d’intéressement n’est plus obligatoire

L’ordonnance ne rend plus obligatoire l’existence ou la conclusion d’un accord d’intéressement pour pouvoir verser la prime aux salariés. Mais, pour les entreprises qui souhaitent conclure un accord d’intéressement, la loi de financement de la sécurité sociale pour 2020 avait prévu qu’à titre exceptionnel, la durée de l’accord d’intéressement pouvait porter sur une période comprise entre un et trois ans.

Pour bénéficier de cette dérogation, l’accord devait être conclu entre le 1er janvier et le 30 juin 2020. L’ordonnance reporte l’échéance au 31 août 2020.

Par dérogation, aux dispositions des articles L.3315-1 et suivants  du code du travail, l’ordonnance prévoit que les accords d’intéressement ainsi signés ouvriront droit à exonérations, y compris lorsqu’ils ont été conclus à compter du premier jour de la deuxième moitié de la période de calcul suivant la date de leur prise d’effet.

• Un nouveau cas de modulation de la prime

• la rémunération ;
• le niveau de qualification ou de classification ;
• la durée de présence effective les 12 derniers mois, en particulier pour les salariés entrés en cours d’année, et, pour les salariés à temps partiel, la durée de travail prévu au contrat
• ainsi que les conditions de travail liées à l’épidémie de Covid-19. 

Mercredi 1er avril

Les institutions de prévoyance ont annoncé que les salariés mis en chômage partiel en raison du Covid-19 continueraient à être couverts pour les risques arrêt de travail, invalidité, décès de leur contrat collectif de prévoyance.
Les institutions ont toutefois précisé que les employeurs devaient inclure, sauf cas particulier, les indemnités versées au titre de l’activité partielle et les allocations complémentaires d’activité partielle dans l’assiette de cotisation déclarée via la DSN.

Pourquoi faut-il inclure les indemnités d’activité partielle dans l’assiette de cotisation pour les contrats de prévoyance ?

La réponse dépend en réalité du contrat avec l’institution de prévoyance, la mutuelle ou la société d’assurance. En effet, l’assiette de cotisation varie d’un contrat à l’autre.
2 situations coexistent :

•  le contrat prévoit que l’assiette de cotisations repose sur les sommes versées aux salariés servant de base à la déclaration annuelle des traitements et salaires.
• le contrat prévoit que l’assiette de cotisation repose sur le salaire brut, servant de base aux cotisations de la Sécurité sociale.

Dans le premier cas, les indemnités d’activité partielle étant incluses dans la déclaration annuelle des traitements et salaires, elles doivent être intégrés dans l’assiette de cotisation.

Dans le second cas, les indemnités d’activité partielle étant exonérées de cotisations sociales, l’assiette de cotisation prévoyance est d’autant diminuée.

Par ailleurs, le secteur de l’hôtellerie, café, restauration a d’ores et déjà décidé que :

• Les cotisations des prestations HCR Prévoyance déjà payées pour le 1er trimestre à la mi-mars seront échelonnées pour l’employeur et le salarié sur simple demande auprès de leur interlocuteur habituel chez les assureurs.
• Les cotisations des prestations HCR Prévoyance pour le 2e trimestre ne seront pas appelées en juillet 2020 ni pour la part salarié ni pour la part employeur. Les prestations seront bien évidemment assurées par les assureurs.

D’autres secteurs pourraient prendre, à leur tour, des décisions identiques.

Lundi 30 mars

Le Ministère du travail a mis à jour son questions-réponses en date du 29 mars.

Voici, point par point le dispositif d’activité partielle applicable à la date d’entrée en vigueur du décret

• Demande d’autorisation préalable : Le délai de 30 jours après le placement des salariés en activité partielle est étendu au motif « autre circonstance de caractère exceptionnel » ;
• Avis du CSE : La demande est accompagnée de l’avis préalablement rendu par le comité social et économique, si l’entreprise en est dotée. Par dérogation, en cas de sinistre ou d’intempérie de caractère exceptionnel ou d’autres circonstances de caractère exceptionnel, cet avis peut être recueilli postérieurement à la demande, et transmis dans un délai d’au plus deux mois à compter de cette demande ;
• Durée maximale de la période de demande d’autorisation préalable  : Les demandes peuvent être faites pour 12 mois ;
• Naissance de la décision implicite d’acceptation : La décision implicite d’acceptation nait dans un délai de 48 heures : ce n’est possible que jusqu’au 31 décembre 2020 ;
• Montant de l’allocation versée par l’État et l’Unédic à l’employeur : Montant minimal versé pour les salariés rémunérés au SMIC : 8.03 euros / heure non travaillée / salarié. Le plafond est de 70% de la rémunération brute antérieure dans la limite de 4.5 SMIC / heure non travaillée / salarié. Cette disposition est immédiatement applicable pour toutes les demandes d’indemnisation au titre des heures chômées depuis le 1er mars ;
• Montant de l’indemnité versée par l’employeur au salarié : 70% de la rémunération antérieure brute servant d’assiette de calcul des congés payés ;
• Éligibilité des salariés au forfait heures ou jours à l’année : En cas de fermeture de tout ou partie de l’établissement ou en cas de réduction de l’horaire de travail pratiquée dans l’établissement, à due proportion de la réduction d’horaire

Semaine du 23  au 29 mars

Jeudi 26 mars

Le décret sur l’activité partielle est enfin paru au JO du 26 mars 2020.

Ce texte modifie les modalités du mode de calcul de l’allocation versée par l’Etat aux employeurs en cas d’activité partielle. Il s’agit de permettre de faire face à la baisse d’activité induite par le coronavirus.

Ce décret aligne les modalités de calcul de cette allocation sur celles applicables pour l’indemnité dues aux salariés et supprime ainsi, pour les rémunérations inférieures à 4,5 SMIC, le reste à charge pour l’entreprise.

Ce texte assouplit également la procédure de dépôt des demandes d’activité partielle, en permettant à l’employeur de disposer d’un délai de deux mois pour consulter le CSE et transmettre son avis à l’administration. L’employeur a un délai de 30 jours à compter du placement des salariés en activité partielle pour transmettre sa demande justifiée par le motif de circonstances exceptionnelles.

Enfin, jusqu’au 31 décembre 2020, le délai d’acceptation exprès ou tacite des demandes d’autorisation préalable est ramené de 15 à 2 jours.

Sont également parues au JO, plusieurs ordonnances :

– L’ordonnance no 2020-322 du 25 mars 2020 adaptant temporairement les conditions et modalités d’attribution de l’indemnité complémentaire prévue à l’article L. 1226-1 du code du travail et modifiant, à titre exceptionnel, les dates limites et les modalités de versement des sommes versées au titre de l’intéressement et de la participation.

Cette ordonnance modifie la date limite de versement aux bénéficiaires ou d’affectation sur un plan d’épargne salariale ou un compte courant bloqué des sommes attribuées en 2020 au titre d’un régime d’intéressement ou de participation. Cette date est reportée au 31 décembre 2020.

– L’Ordonnance no 2020-323 du 25 mars 2020 portant mesures d’urgence en matière de congés payés, de durée du travail et de jours de repos.

Cette ordonnance permet à un employeur, quand sa situation le justifie, de modifier les dates de congés de ses salariés. Cette ordonnance permet aussi aux employeurs de certains secteurs de modifier dans une plus large limite, la durée de travail de leurs salariés. Les durées maximales sont maintenant les suivantes :

Mercredi 25 mars

1. Rappel : Les Urssaf précisent, sur leur site, aux employeurs comment bénéficier de la mesure exceptionnelle de report de paiement des cotisations salariales et patronales liée à l’épidémie coronavirus. Le réseau des Urssaf déclenche en effet des mesures exceptionnelles pour accompagner les entreprises présentant de sérieuses difficultés de trésorerie.

Le réseau met également à disposition des chefs d’entreprises et des professionnels de la paie une foire aux questions accessible en ligne.

2. Le Ministère du Travail a mis en ligne un document précisant les nouvelles règles applicables aux demandes d’indemnisation qui ont été déposées au titre des heures chômées à compter du 1er mars 2020.

Mardi 24 mars

La LOI n° 2020-290 du 23 mars 2020 d’urgence pour faire face à l’épidémie de covid-19 (1)  est publiée au Journal officiel du 24 mars et entre en vigueur ce jour même.

Voici les dispositions intéressantes dans cette loi votée :

•  Dérogations possibles aux règles habituelles de modification et délai de prévenance concernant la prise de jours de CP, dans la limite de 6 jours ouvrables, sous réserve de disposer d’un accord collectif ou d’un accord de branche ;
• Possibilité pour un employeur de modifier de façon unilatérale les dates de prises de jours de RTT, de jours de repos dans le cadre d’une convention forfait en jours et de jours affectés sur un CET ;
• Adaptation des conditions et modalités d’attribution de l’indemnité complémentaire versée par l’employeur prévue à l’article L. 1226-1 du code du travail (maintien employeur en cas d’arrêt maladie ou accident non professionnel) ;
• Assouplissement des conditions liées au versement de la prime exceptionnelle Pouvoir d’Achat : possibilité de bénéficier du régime fiscal et social de faveur y compris en l’absence d’un accord collectif d’intéressement ; report de la date limite de versement de la prime ;
• Modification, à titre exceptionnel, des dates limites et les modalités de versement des sommes versées au titre de l’intéressement et de la participation ;
• Modification du régime de l’activité partielle pour limiter les ruptures des contrats de travail et atténuer les effets de la baisse d’activité, en facilitant et en renforçant le recours à l’activité partielle pour toutes les entreprises quelle que soit leur taille, notamment en adaptant de manière temporaire le régime social applicable aux indemnités versées dans ce cadre, en l’étendant à de nouvelles catégories de bénéficiaires, en réduisant, pour les salariés, le reste à charge pour l’employeur et, pour les indépendants, la perte de revenus, en adaptant ses modalités de mise en œuvre, en favorisant une meilleure articulation avec la formation professionnelle et une meilleure prise en compte des salariés à temps partiel ;
• Possibilité pour les entreprises de secteurs particulièrement nécessaires à la sécurité de la Nation ou à la continuité de la vie économique et sociale de déroger aux règles d’ordre public et aux stipulations conventionnelles relatives à la durée du travail, au repos hebdomadaire et au repos dominical.

Lundi 23 mars

Congés payés, prime de pouvoir d’achat, bref point sur les dispositions de la loi d’urgence sanitaire qui intéressent les professionnels de la paie.

Les congés payés

Dans le texte de loi adopté, l’employeur doit trouver un accord d’entreprise, à moins de s’appuyer sur un accord de branche pour déroger aux délais de prévenance, de 1 mois à l’heure actuelle pour faire prendre aux salariés jusqu’à 6 jours de congés payés, limite introduite par le Sénat.

Toutefois, l’employeur pourra modifier unilatéralement les dates de RTT, jours de repos des conventions forfait et jours affectés sur le compte épargne temps.

Par ailleurs, les entreprises « particulièrement nécessaires à la sécurité de la nation ou à la continuité de la vie économique et sociale » pourront déroger aux règles d’ordre public et aux conventions pour la durée du travail, le repos hebdomadaire et le repos dominical.

La prime de pouvoir d’achat

L’Assemblée nationale a laissé la possibilité d’assouplir par ordonnance les conditions relatives à la prime exceptionnelle de pouvoir d’achat. Ainsi, les employeurs pourraient verser cette prime sans avoir d’accord collectif sur l’intéressement.
La date limite de versement de cette prime, devrait également être repoussée.

Les règles du chômage partiel

Le texte d’habilitation mentionne que le recours à l’activité partielle pourra concerner « toutes les entreprises quelle que soit leur taille ». Il serait toujours possible de réduire pour les salariés le reste à charge pour l’employeur et de favoriser la formation à l’occasion des périodes d’inactivité.

Semaine du 16 au 22 mars

1. L’Assemblée Nationale  examine le 20 mars le projet de loi adopté par le Sénat d’urgence pour faire face à l’épidémie de covid‑19. L’article 7 de ce projet de loi adapte le droit du travail et notamment les congés payés pour tenir compte de la situation actuelle.
2. L’Actualité du droit a fait un article récapitulant le contenu du projet de loi et le projet de loi organique en lien avec le coronavirus
3. Le site Net-entreprises a mis à jour sa page concernant les procédures en fonction des cas d’absences liés au coronavirus. Net-entreprises distingue deux cas de figure :
   – Un salarié de votre entreprise est mis en quatorzaine après avoir été infecté par le coronavirus ou ayant été un contact avec une personne infectée
   – Un salarié de votre entreprise doit garder ses enfants dont l’établissement est fermé.
   Pour en savoir plus, vous pouvez consulter la page : Coronavirus et entreprises : quelle procédure s’applique selon les cas de figure ?
4. Le ministère du Travail donne 30 jours aux entreprises pour déclarer leur activité partielle, avec effet rétroactif.
   Un décret sera donc pris dans les tous prochains jours pour réformer le dispositif d’activité partielle, afin de couvrir 100% des indemnisations versées aux salariés par les entreprises, dans la limite de 4,5 SMIC.
   Pour ne pas pénaliser les entreprises, le ministère du Travail a décidé d’accorder aux entreprises un délai de 30 jours pour déposer leur demande, avec effet rétroactif.

2. Les outils HappyPaie mis à votre disposition

Nous avons décidé de mettre à votre disposition les outils HappyPaie pour vous aider. Pour vous les procurer, vous pouvez nous laisser un message.

3. Les sources d’information

Vous trouverez ici l’ensemble des sources d’informations officielles au sujet de la gestion du coronavirus par les professionnels de la paie.

3.1 Les lois et les projets de lois

3.2 Les décrets et ordonnances publiés